Política de Seguridad y Privacidad

1Quiénes somos y alcance

Alianzas Estratégicas Colombia S.A.S. (en adelante, «AE Colombia», «nosotros») desarrolla, opera, mantiene y comercializa Delot, una plataforma web de gestión empresarial disponible en www.delot.app, junto con sus aplicaciones móviles y su API (en conjunto, «el Servicio»).

Esta política explica qué información tratamos, con qué fines, con quién la compartimos, cómo la protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica a todo acceso al Servicio, sin importar el dispositivo que uses: computador, portátil, teléfono móvil, tableta u otro equipo.

La política se rige por la ley colombiana, en particular la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), y se complementa con los contratos que firmamos con cada cliente.

2Responsable y encargado del tratamiento

En Delot hay dos tipos de información, y el papel de AE Colombia es distinto en cada una:

Si eres empleado, contratista o visitante de una empresa que usa Delot, es tu empresa quien debe informarte y obtener tu autorización para tratar tus datos. Aun así, puedes escribirnos y te ayudaremos a hacer llegar tu solicitud a quien corresponde.

3Información que tratamos

Información que tú o tu empresa proporcionan

• Identificación y contacto: nombre, número de documento, correo electrónico, teléfono, cargo y fotografía de perfil.
• Datos de la empresa y de facturación: razón social, NIT, dirección y contactos de facturación.
• Contenido: registros, formularios, notas, archivos y documentos que cargas o generas en los módulos que tu empresa tiene contratados.

Información que se genera al usar el Servicio

• Registros de actividad y auditoría: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora, y cada operación de ingreso, creación, modificación, eliminación, carga y descarga que haces en Delot.
• Datos técnicos: configuración del dispositivo y del sistema, y metadatos de los archivos.
• Ubicación: solo cuando una función la necesita (por ejemplo, un registro en campo desde la app móvil) y tú la autorizas en tu dispositivo. Además, la dirección IP permite estimar de forma aproximada dónde está un dispositivo.

Solo recolectamos los datos necesarios para las finalidades de la sección 5, conforme a los principios de finalidad y necesidad de la Ley 1581.

4Datos biométricos (reconocimiento facial)

Algunas empresas usan el módulo de control de acceso de Delot para verificar la identidad de visitantes y empleados por reconocimiento facial. En ese caso:

• La fotografía se usa solo para verificar la identidad al entrar a las instalaciones de la empresa cliente.
• La comparación de rostros la hace Amazon Rekognition, un servicio de AWS, sin que la imagen se use para ningún otro fin.
• La empresa cliente debe obtener tu autorización previa, expresa e informada y decirte que no estás obligado a entregar datos biométricos. Si no los entregas, la empresa debe ofrecerte otra forma de identificarte.
• Puedes pedir en cualquier momento que se eliminen tus datos biométricos, a través de la empresa o escribiendo a seguridad@aecolombia.com.

5Para qué usamos la información

• Prestar, mantener y dar soporte al Servicio que contrató tu empresa.
• Autenticar a los usuarios y controlar su acceso según los permisos que defina cada empresa.
• Mantener la trazabilidad y auditoría de las operaciones.
• Detectar, prevenir y atender incidentes de seguridad, fraude y abuso.
• Analizar el uso del Servicio de forma agregada para mejorarlo.
• Enviarte notificaciones del Servicio, avisos de actualización y comunicaciones comerciales. Puedes darte de baja de las comunicaciones comerciales cuando quieras.
• Facturar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Ofrecer funciones de inteligencia artificial (resúmenes, asistentes, análisis de texto) cuando tu empresa las tiene activas. Solo se envía al proveedor de IA el contenido necesario para responder la solicitud.

No vendemos tu información personal ni la de tu empresa.

6Proveedores y transferencias internacionales

Para operar el Servicio contratamos proveedores que tratan información en nuestro nombre, con obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta política. Algunos procesan datos fuera de Colombia, lo cual constituye una transmisión internacional de datos.

Integraciones que activa tu empresa. Si tu empresa conecta Delot con otros sistemas, por ejemplo Siigo, QuickBooks, Microsoft Entra ID, Biostar o Plaud, intercambiaremos con ellos la información necesaria para esa integración. Cada una se activa por decisión de la empresa, y el tratamiento en esos sistemas se rige por las políticas de cada proveedor.

Cambios societarios. Si participamos en una fusión, adquisición o venta de activos, la información podría transferirse como parte de la operación. Te avisaremos con anticipación y te informaremos las opciones que tienes.

Información agregada. Podemos publicar estadísticas de uso agregadas y anonimizadas que no identifiquen a ninguna persona ni empresa.

7Cómo protegemos la información

• Cifrado en tránsito: toda comunicación con Delot viaja por HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Cifrado en reposo: bases de datos, volúmenes y archivos se cifran con AES-256 y llaves gestionadas en AWS KMS.
• Perímetro: el tráfico entra por un balanceador de carga protegido con un firewall de aplicaciones web (AWS WAF). Los servidores de base de datos no están expuestos a internet y la administración de la infraestructura tiene acceso restringido.
• Aislamiento por empresa: la información de cada empresa se almacena separada de la de las demás, y cada consulta se limita a la empresa del usuario autenticado.
• Sesiones: tokens firmados con el estándar JWT (JSON Web Token, RFC 7519 del IETF), que vencen automáticamente.
• Archivos: se guardan en almacenamiento privado y solo se entregan mediante enlaces temporales firmados.
• Auditoría: queda registrado quién hizo cada creación, modificación, eliminación, carga y descarga, cuándo y desde dónde.
• API: exige autenticación con token y limita la cantidad de solicitudes por empresa para prevenir abusos.
• Actualizaciones: aplicamos parches de seguridad según su criticidad y hacemos pruebas de seguridad a la plataforma.

AWS, nuestro proveedor de infraestructura, mantiene certificaciones como ISO 27001 y SOC 2 para sus centros de datos. Puedes consultarlas en su programa de cumplimiento.

Ningún sistema es 100 % invulnerable. Trabajamos continuamente para mejorar nuestras medidas, pero no podemos garantizar una seguridad absoluta.

8Autenticación y contraseñas

• Ingresas con tu número de documento y tu contraseña. Si tu empresa lo configura, también puedes ingresar con tu cuenta corporativa de Microsoft (inicio de sesión único).
• La contraseña debe tener entre 8 y 16 caracteres e incluir una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Debes cambiarla la primera vez que ingresas.
• Las contraseñas se guardan con hash bcrypt. Nadie en AE Colombia puede verlas, y nunca te la pediremos por correo ni por teléfono.
• Tu contraseña es personal: no la compartas. Si la olvidas, puedes restablecerla en www.delot.app/olvidoingreso.php o pedírselo a un administrador de tu empresa.

9Copias de seguridad y continuidad

Hacemos copias de seguridad automáticas y cifradas de las bases de datos y los archivos, y las guardamos en ubicaciones distintas a las de producción. Tenemos un plan de recuperación ante desastres y probamos periódicamente que las copias se puedan restaurar.

10Gestión de incidentes

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte la información de tu empresa:

• Te lo notificaremos en las 24 horas siguientes a confirmarlo, con lo que sepamos del alcance y de las medidas tomadas.
• Lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exija.
• Documentaremos las causas y las acciones correctivas para evitar que se repita.

11Acceso de nuestro equipo a tu información

Los empleados de AE Colombia solo pueden acceder a la información de tu empresa para atender un caso de soporte o desarrollo que lo requiera, o por una obligación legal. Tienen prohibido cualquier otro uso.

• El acceso se da por el principio de mínimo privilegio y queda registrado en la auditoría.
• Todo nuestro personal firma acuerdos de confidencialidad.
• Los ambientes de desarrollo y pruebas no usan datos reales de clientes sin anonimizar.

12Cookies

Puedes configurar tu navegador para bloquear o borrar cookies. Si bloqueas la cookie esencial, no podrás iniciar sesión. Puedes desactivar Google Analytics con su complemento de inhabilitación.

13Tus derechos

Como titular de datos personales, la Ley 1581 de 2012 te da derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Saber cómo se han usado tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Acceder gratis a tus datos personales.

Muchos de tus datos puedes actualizarlos tú mismo en tu perfil de Delot, según los permisos que te dé tu empresa. Para cualquier otra solicitud, escribe a seguridad@aecolombia.com indicando tu nombre, documento, empresa y lo que pides.

14Conservación y eliminación

• Conservamos la información mientras el contrato de tu empresa con AE Colombia esté vigente, o durante el tiempo necesario para prestar el Servicio.
• Los registros de auditoría y de seguridad se guardan al menos 12 meses.
• Al terminar el contrato, la empresa puede pedir una exportación de su información. Después la eliminamos de forma segura y, si la empresa lo pide, entregamos un certificado de destrucción.
• Cuando se elimina un registro, puede seguir existiendo en las copias de seguridad hasta que estas se renueven en su ciclo normal.
• Conservaremos lo que la ley nos obligue a guardar (por ejemplo, información contable y tributaria) durante el plazo que ella fije.

15Requerimientos de autoridades

AE Colombia colabora con las autoridades cuando recibe una orden válida según la ley colombiana. Si una autoridad nos pide información de tu empresa, se lo informaremos por correo electrónico u otro medio disponible, salvo que la orden lo prohíba de forma expresa. Solo entregaremos la información estrictamente necesaria.

16Reporte de vulnerabilidades

Si encuentras una posible vulnerabilidad en Delot, escríbenos a seguridad@aecolombia.com con una descripción y los pasos para reproducirla. Investigamos todos los reportes y te contaremos el resultado.

Te pedimos que no accedas a datos de otras personas o empresas, que no afectes la disponibilidad del Servicio y que nos des un tiempo razonable para corregir el problema antes de hacerlo público. Si lo deseas, te daremos crédito por tu aporte.

17Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Si el cambio reduce de forma importante tus derechos o cambia las finalidades del tratamiento, te lo avisaremos antes por correo electrónico o con un aviso visible en Delot. La fecha de vigencia y el número de versión aparecen al inicio de este documento.

18Contacto

• Responsable: Alianzas Estratégicas Colombia S.A.S.
• Dirección: Diagonal 61C N.º 26A-28, Bogotá, Colombia
• Seguridad y datos personales: seguridad@aecolombia.com
• Información general: info@aecolombia.com
• Teléfono: (+57) 601 695 1491
• Sitio web: www.aecolombia.com